Processbeskrivning
Överföring av registerdata från en vårdgivare till en annan i samband med flytt
En vårdgivare får ha direktåtkomst till de uppgifter som vårdgivaren lämnat till ett nationellt eller regionalt kvalitetsregister. Vårdgivare är formellt ett privat sjukvårdsföretag eller en region (inte sjukvårdsregion). När en patient flyttar från en vårdgivare till en annan får den nya vårdgivaren inte ha direktåtkomst till information som tidigare vårdgivare rapporterat till registret utan att särskilda åtgärder har vidtagits.
Nedanstående process beskriver MMCUP-registrets rutiner för att den nya vårdgivaren ska kunna få tillgång till tidigare inrapporterade data. Åtgärderna innebär att uppgifter från tidigare vårdgivare överförs till ny vårdgivare. En överföring av informationen innebär samtidigt att den tidigare vårdgivaren fråntas möjligheten till direktåtkomst till den information som denne rapporterat in.
Kommunikation mellan överförande vårdgivare och mottagande vårdgivare
Patienten ska informeras om att uppgifterna i kvalitetsregistret överförs till den nya vårdgivaren, såvida inte patienten har någon invändning mot åtgärden. Något skriftligt samtycke krävs inte, men notera gärna i journalen att information givits. I remissen till nya verksamheten anges att överföring av kvalitetsregisterdata till ny vårdgivare planeras via RC Syd av överförande verksamhet och vid vilket datum.
Om överförande verksamhet vill säkerställa fortsatt tillgång till de uppgifter som man har inrapporterat måste dessa uppgifter sparas som datafil för att kunna användas vid framtagning av rapporter och analyser. Denna åtgärd måste då vidtas före överflyttningsdatum.
Om överföring av data enligt ovan inte skulle ha skett kan mottagande vårdgivare, förutsatt att patienten är informerad och accepterar åtgärden, skicka ett brev till överförande vårdgivare att patientens uppgifter i kvalitetsregistret kommer att överföras till den mottagande vårdgivaren 1 månad efter att brevet skickats (se Meddelande om överföring av patientdata i kvalitetsregister från en vårdgivare till en annan) till MMCUP-koordinator i respektive region.
Blankett och koordinatorer
Överflytt av inmatade uppgifter för deltagare med reservnummer (ej svenska medborgare)
Personer utan permanent uppehållstillstånd i Sverige saknar fullständigt personnummer (dvs de fyra sista siffrorna i personnumret). Dessa reservnummer kan komma att ändras vid flytt till annan region. Vid överflytt av deltagarens data till den nya regionen behöver den nya vårdgivaren säkerställa vilket reservnummer deltagaren haft hos tidigare vårdgivare, föra över dessa data enligt rutinen ovan samt i samråd med handläggare på RCSyd ändra deltagarens reservnummer till det nummer som deltagaren fått i den nya regionen.
I dessa fall behöver RCSyd också få ärendet till sig genom ett brev där det framgår Namn på patienten, region där personen bor, vilket reservnummer som vederbörande har i registret och vilket nytt reservnummer som det gamla reservnumret ska ändras till. Uppgifterna skickas till: Dataanalys och Registercentrum, Medicon Village, Tunavägen 22, 223 63 Lund.
Samma gäller om det är en person som har ett reservnummer men sedan får ett svenskt personnr och detta ska ändras i registret.
Begäran om överföring av patientuppgifter i registret till RC Syd
Begäran till RC Syd om överföring ska göras av överförande enhet på detta formulär. Om detta inte är gjort kontaktar mottagande enhet en månad efter utskicket av Meddelande om överföring av patientdata i kvalitetsregister från en vårdgivare till en annat RC Syd och begär överföring av information.
Bekräftelse från RC Syd att överföring av patientuppgifter i registret genomförts
RC Syd meddelar mottagande vårdgivare när överföring av uppgifter är genomförd. Önskas meddelande via e-post måste registret se till att det finns en unik ärendekod i blanketten.
Inrapportering av uppgifter till registret hos ny vårdgivare
Efter genomförd överföring av information kan mottagande vårdgivare se överförande vårdgivares data samt registrera nya data.
Senast i samband med första inrapportering av data hos mottagande vårdgivare ska information om flytt registreras i MMCUP Deltagarformulär
- Öppna MMCUP Deltagarformulär
- Klicka på ”Sök poster”
- På söksidan, mata in personnummer och klicka på ”Sök”
- Aktuella data för patient visas i ”Sökresultat”
- Klicka på ”Ändra”
- MMCUP Deltagareformulär med patientens data öppnas
- Inför ändringarna i respektive adressfält
- Fyll i uppgifter i ”Flyttat från” och ”Flyttat till”
- I ”Överflyttningsdatum” anges överföringsdatum som ska vara efter sista registrering hos tidigare vårdgivare och ligga före eller vara samma datum som första registrering hos ny vårdgivare.
Om en patient tidigare har flyttat kommer registrering av senaste flytt genomföras som en ändring av uppgifter i databasen. Tidigare uppgifter finns då sparade i databasens historik.
Flytt inom samma region (ej sjukvårdsregion)
MMCUP Deltagarformulär ska uppdateras av den överförande verksamheten med namn på samordningsansvarig verksamhet. Uppdatering av deltagarformuläret sker enligt ovan. Båda verksamheterna har tillgång till tidigare registrerade uppgifter, då de finns hos samma vårdgivare (region).
Flytt till annat land
MMCUP Deltagarformulär ska uppdateras av den överförande verksamheten. Ange land vid variabeln ”flytt till” samt datum.
Meddela RCSYD på blanketten Överföring av data till ny vårdgivare. De gamla uppgifterna sparas i den nationella databasen.
Om patienten åter flyttar in i landet kan vårdgivaren begära överföring av tidigare uppgifter från RC Syd enligt processen ovan.
